Julkisten hankintojen kynnysarvot ja ennakoidun arvon laskeminen – yhteisenä etuna tehokkaat ja vastuulliset hankinnat

Julkisissa hankinnoissa liikkuu varsin suuria määriä yhteisiä varojamme, joten julkisten varojen käytön tehostamiseksi ja valvomiseksi hankintojen tekemistä on myös säännelty osin melko tarkastikin. Kynnysarvoksi kutsutaan hankinnan suurinta mahdollista ennakoitua arvoa. Kynnysarvot ovat olennainen osa julkisten varojen sääntelyä ja ne määrittävät, millaisen sääntelyn piiriin mikäkin hankinta kuuluu. Mitä suurempi on hankinnan arvo, sen tarkempaa sen kilpailuttamista koskeva sääntely on.

Hankinnan ennakoitu arvo määrittää, mitä kynnysarvoa milloinkin sovelletaan

Hankinnan ennakoidun arvon määrittäminen on keskeinen toimenpide heti hankinnan kilpailutusta aloitettaessa. Ennakoitu arvo ratkaisee, onko kyse hankintalaissa tarkimmin säännellystä EU-hankinnasta, hieman väljemmin säännellystä kansallisesta hankinnasta vai onko kyseessä pienhankinta, joka jää kokonaan tämän sääntelyn ulkopuolelle. Kynnysarvot siis määrittävät mainittujen kategorioiden rajat.

Rahalliselta arvoltaan suurimpien eli niin sanottujen EU-hankintojen kynnysarvot tarkistaa Euroopan komissio kahden vuoden välein. Tämän vuoden alussa EU-kynnysarvot jälleen aavistuksen nousivat, ja ne ovat vuoden 2024 alusta alkaen olleet:

• Tavara- ja palveluhankinnoissa 221 000 euroa (valtion keskushallintoviranomaisilla 143 000 euroa)
• Rakennusurakoissa ja käyttöoikeussopimuksissa 5 538 000 euroa
• Suunnittelukilpailuissa 215 000 euroa (valtion keskushallintoviranomaisilla 140 000 euroa)
• Erityisalojen hankintalain piiriin kuuluvissa (eli vesi- ja energiahuollon, liikenteen ja postipalvelujen alalla toimivien julkisen sektorin ostajien) tavara- ja palveluhankinnoissa uusi kynnysarvo on 443 000 euroa ja rakennusurakoissa sekä käyttöoikeussopimuksissa 5 538 000 euroa

Toisin sanoen hankinnat, joiden arvo ylittää edellä mainitut kynnysarvot, on kilpailutettava EU-hankintoja koskevien säännösten mukaan.

Puhuttaessa kansallisista hankinnoista tarkoitetaan kansallisen kynnysarvon eli 60 000 euron ylittäviä tavara- ja palveluhankintoja sekä 150 000 euron ylittäviä rakennusurakoita. Vahvan kansallisen kytköksen omaavissa palveluhankinnoissa, kuten esimerkiksi majoitukseen, ateriapalveluihin ja juridiikkaan liittyvissä hankinnoissa, kynnysarvo on 300 000 euroa. Sosiaali- ja terveyspalveluhankinnoille on säädetty vain yksi kynnysarvo, 400 000 euroa, eikä erillistä EU-kynnysarvoa siten ole. Jos hankinnan arvo jää kansallisten kynnysarvojen alle, puhutaan pienhankinnoista, joita hankintalaki ei koske. Ne on kuitenkin tehtävä avoimesti ja syrjimättömästi ja noudatettava tilaajaorganisaation omia ohjeistuksia.

Hankinnan ennakoidun arvon määrittäminen

Tietääksemme, mihin edellä mainituista kategorioista hankinta kuuluu, on sen arvo määritettävä ennalta mahdollisimman tarkasti noudattaen hankintasäännösten mukaisia laskentatapoja. Hankinnan ennakoidun arvon laskeminen pohjautuu suurimpaan hankinnasta maksettavaan kokonaiskorvaukseen ilman arvonlisäveroa. Mukaan huomioidaan myös mahdolliset vaihtoehtoiset toteuttamistavat sekä optio- ja pidennysehdot. Mikäli hankinta kilpailutetaan osissa, kaikkien osien ennakoitu arvo otetaan huomioon ja lasketaan yhteen.

Laskennassa ajallisena kestona käytetään sopimuksen voimassaoloaikaa. Mikäli kyseessä on määräaikainen, enintään 48 kuukautta voimassa oleva hankintasopimus, hankinnan arvo lasketaan kyseisen voimassaoloajan mukaan. Toistaiseksi voimassa olevien sopimusten kohdalla laskentaperusteena käytetään neljän vuoden eli 48 kuukauden aikaa. Mikäli alle 48 kuukauden pituisissa määräaikaisissa sopimuksissa on mukana optiokausia, lasketaan optiokaudet mukaan.

Vaikka hankinnan arvioidun enimmäismäärän laskeminen on lähtökohdiltaan selkeää, liittyy siihen myös erityiskysymyksiä. Tällaisia ovat esimerkiksi tavarahankintasopimukset, joiden kohteena on leasing, vuokraus tai osamaksulla hankkiminen sekä palveluhankintasopimukset, joissa ei ilmoiteta kokonaishintaa. Lisäksi puitejärjestelmät, dynaamiset hankintajärjestelmät sekä hankinnan toteuttaminen hankintarenkaana vaativat erityishuomiota hankinnan ennakoidun arvon laskemisen suhteen. Lisäksi on syytä muistaa, ettei hankintoja saa pilkkoa eriin tai laskea hankinnan arvoa poikkeuksellisin menetelmin hankintalain säännösten kiertämiseksi.

Hankinnan arvon laskeminen vaatii ammattitaitoa

Kynnysarvot ovat keskeinen syy sille, että hankinnan ennakoitu arvo on syytä pyrkiä laskemaan mahdollisimman realistisesti. Mikäli hankinnan arvo on perusteettomasti ennakoitu liian pieneksi ja se arviosta poiketen ylittääkin kynnysarvon, seuraa ongelmia. Tällöin hankinnasta on julkaistu virheellisen kynnysarvon mukainen hankintailmoitus ja on sovellettu vääriä hankintalain säännöksiä.

Tällaisessa tapauksessa markkinaoikeus voi esimerkiksi kumota hankintapäätöksen ja tarjouskilpailu joudutaan toteuttamaan uudelleen. Myös muut sanktiot ovat mahdollisia erityisesti, jos hankinnasta on jo ehditty solmia sopimuksia, jolloin maksettavaksi voi tulla myös hyvitysmaksuja.

Lähellä kansallisen kynnysarvon alarajaa olevan hankinnan ennakoidun arvon virheellinen laskeminen voi johtaa myös kiellettyyn suorahankintaan, jos todellisuudessa kynnysarvo ylittyykin. Kynnysarvon lähellä liikkuessa onkin yleensä varmempaa menetellä sen mukaan, että kynnysarvo ylittyy. Mikäli näin ei tehdä, tulee ainakin varautua esittämään perusteluja ennakoidun arvon paikkansapitävyydelle. 

Realistisesti ennakoitu hankinnan arvo palvelee myös tarjoajia

Hankinnan ennakoidun arvon laskeminen liian suureksi ei oikeudellisten seuraamusten näkökulmasta ole yhtä riskialtista kuin sen laskeminen liian pieneksi. Kuitenkin liian suureksi lasketun ennakoidun arvon myötä voi nousta riski vahingonkorvausvaatimuksille. On myös hyvä huomioida, että realistisesti laskettu ennakoitu arvo antaa tarjoajille mahdollisimman hyvän kuvan siitä, mitä ja miten paljon hankintayksikkö on hankkimassa. Perusteettomasti liian suureksi laskettu ennakoitu arvo voi laskea tarjoajien mielenkiintoa osallistua hankintayksikön tarjouskilpailuihin jatkossa, mikäli alun perin ilmoitetut volyymit eivät toteudukaan.

On kuitenkin huomioitava, että arvioitu enimmäismäärä on hankintailmoituksen julkaisuhetkellä tehty paras arvio. Huolellinen hankintayksikkö huomioi sen laskemisessa esimerkiksi tiedossa olevat hinnanmuutokset jo ennalta. Kyseessä on joka tapauksessa arvio, eikä myöhemmin toteutuneen hinnan perusteella laskettu kokonaisarvon ylittyminen yleensä ole hankintalain vastaista, kunhan ennakoitua arvoa ei ole laskettu perusteettomasti. Ennakoidun arvon laskelmien tulee perustua asianmukaisiin ja objektiivisiin perusteisiin.

Ennakoidun arvon laskeminen on tärkeä osa vastuullisia julkisia hankintoja

Oikein laskettu hankinnan arvo tukee avointa ja reilua kilpailua. Siten se osaltaan edistää laadukkaiden tarjoajien osallistumista tarjouskilpailuihin ja laadukkaiden tarjousten saamista. Tehostamalla resurssien käyttöä ja vähentämällä tarpeetonta byrokratiaa se tukee myös kustannustehokkuutta. Niin ikään realistisesti laskettu hankinnan arvo edistää julkisten hankintojen avoimuutta ja läpinäkyvyyttä ja lisää luottamusta sidosryhmien keskuudessa.

Tiivistetysti voikin sanoa, että realistisesti laskettu hankinnan ennakoitu arvo auttaa hyödyntämään olemassa olevia kilpailuolosuhteita ja tehostamaan julkisten varojen käyttöä hankintasäännöksissä edellytetyllä tavalla. Hankinnan arvon laskeminen on yksi osa julkisten hankintojen tehokasta ja vastuullista hallintaa.