Järjestelmävaihdos vaikuttaa henkilökuljetusten tilauksiin ja jonotusaikoihin

Tuomi Logistiikka on ottanut 1.11.2022 käyttöön uuden henkilökuljetusten tilausjärjestelmän Sampon. Käyttöönotto aiheuttaa jonkin verran viiveitä tilausten välityksiin ja pidentää hetkellisesti Kuohken sekä ryhmäkuljetusten puhelinpalvelun jonotusaikoja.

Pahoittelemme viiveitä ja pyrimme palaamaan normaaliin palvelutasoon mahdollisimman pian.

Ei mikään yksilölaji: ryhmäkuljetuksissa limittyy satojen arki

Tuomella on yli vuosikymmenen mittainen kokemus ryhmäkuljetusten järjestämisestä Tampereen ja ympäryskuntien alueella. Kokemuksen mukanaan tuomalla varmuudella tarjoamme asiakkaillemme kattavan ryhmäkuljetuspalvelun, jonka ytimessä on toimintavarmuus, turvallisuus sekä täsmällisyys. Järjestämme vuosittain 1,2 miljoonaa henkilökuljetusta, joista lähes puoli miljoonaa ryhmäkuljetuksina. Tälläkin viikolla kauttamme kulkee yli 10 000 ryhmäkuljetusmatkaa.

Arvo syntyy arjessa

Tuottamamme palvelun luotettavuus ja sen suora suhde matkustavien asiakkaidemme arkeen ei ole triviaali tai vähäpätöinen asia. Olemme tiivis osa tuhansien ihmisten jokapäiväistä elämää ja sen sujuvuutta; ryhmäkuljetustemme matkustajina liikkuu lapsia kouluun, kehitysvammaisia työ- ja päivätoimintaan sekä ikäihmisiä päivätoimintaan.

Ryhmäkuljetuksia yhdistää rutiininomainen kulkeminen niin viikko- kuin päivätasolla, mikä mahdollistaa kuljetusten tehokkaan ja järjestelmällisen organisoinnin. Paras kuljetuspalvelu on se, joka sulautuu saumattomaksi osaksi kulkijan arkea – ja juuri tähän me Tuomessa pyrimme. Vaikka käsittelemme valtavia kuljetuskokonaisuuksia, tiedostamme roolimme sujuvan arjen mahdollistajina; merkittävä myöhästyminen laittaa herkästi koko perheen päiväohjelman heti aamusta uusiksi. Asiantunteva ja kokenut ajojärjestelytiimimme tekee parhaansa, jotta kuljetukset sujuvat ongelmitta ja ajoittaiset poikkeamat pysyvät poikkeuksina. Mittaamme onnistumistamme tiiviisti niin viikko- kuin kuukausitasolla ja tilastojen valossa 99% kuljetuksistamme onnistuu palvelulupauksemme mukaisesti.

Toimiva kuljetuskokonaisuus palvelee kaikkia

Ottaessamme kunta-asiakkaan ryhmäkuljetukset haltuumme, kokonaisvastuu kuljetusten operatiivisesta järjestämisestä siirtyy kunnalta Tuomelle ja kunnille vapautuu aikaa keskittyä ydintehtäviinsä. Säästetyn työajan lisäksi olemme onnistuneet tekemään myös useamman kymmenen prosentin säästöjä vuositasolla. Kunta vastaa kuljetusten palvelutason, käyttäjäryhmien sekä matkustusalueiden määrittelemisestä, Tuomi hoitaa kuljetuskokonaisuuden järjestämisen aina liikennöinnin kilpailuttamisesta lähtien. Päivittäisen reitittämisen ohella hoidamme maksuliikenteen ja tuotamme kattavaa seurantaraportointia asiakkaidemme päätöksenteon tueksi.

Uskomme, että luottamukselle ja pitkäjänteisyydelle perustuva kumppanuus mahdollistaa parhaat tulokset myös muutoksissa. Hyvinvointialueet mahdollistavat jatkossa synergiaetuja myös kuljetuksiin, mikä palvelee suuressa kuvassa kaikkia osapuolia. Sopimuskalustomme suorittaessa SHL- ja VPL-kuljetuksia koko hyvinvointialueen laajuudella, rakentuu autoilijoille vakituisia ryhmäkuljetusrunkoja, mikä luo taloudellista vakautta alihankkijoillemme. Kunnalla on mahdollisuus sitouttaa autoja alueelleen, mikä parantaa kaluston saatavuutta myös muihin kellonaikoihin, kun autot eivät karkaa naapurikuntaan päivän aikana. Keskitetyllä kuljetusten hallinnalla pidämme huolen, etteivät kunnan eri instanssit kilpaile samasta kalustosta, ja autoilijoille on tarjolla tehokas ja mielekäs kuljetuskokonaisuus.

Kehityksen keskiössä käyttäjät

Järjestelmien on tuettava päivittäistä toimintaa kaikkien käyttäjien näkökulmasta. Kuten aikaisemmin jo totesimme, järjestelmät ovat nykyisin erottamaton osa kaikkea, ja tilanteessa jossa palvelun perustukset ovat kiinteät, mutta päivittäinen tekeminen jatkuvaa muutoksenhallintaa, järjestelmiltä vaaditaan paljon. Olemme määrätietoisesti kehittäneet järjestelmiä vastaamaan odotuksiin niin toimintayksiköissä, autoissa, kuin kodeissa. Autoihin toimitamme kuljetettavien tiedot sovelluksen kautta tietoturvallisesti, jolloin paperilistojen välittäminen autoihin jää pois, parantaen asiakkaidemme tietoturvaa. Koteihin tarjoamme vanhempainsovelluksen, josta matkustajan noutoajat on helppo tarkastaa ja kuljetuksen voi tarvittaessa peruuttaa itselle parhaalla hetkellä. (Sairastapaukset kun harvemmin katsovat aikaa tai paikkaa, on sovelluksen avulla aamun kuljetukset helppoa peruuttaa vaikka aamukolmelta.)

Sujuva arki on myös tiukasti sidoksissa ympäröivään maailmaan ja sen muutoksiin. Emme toimi tyhjiössä; maailmanpoliittinen tilanne vaikuttaa esimerkiksi polttoaineen hintoihin, mikä vääjäämättä näkyy myös toimialan muutoksissa ja vaihtuvuudessa. Koronapandemian vaikutukset ylettyvät nykyhetken lisäksi myös tulevaisuuteen toimialan kärsiessä kroonisesta kuljettajapulasta. Haasteidenkin keskellä luotamme pitkäjänteiseen yhteistyöhön ja jaettuun ymmärrykseen. Kumppanuus kun ei ole pikavoittojen hakemista; tärkeintä on toimiva kokonaisuus joka palvelee kaikkia osapuolia ja mahdollistaa omiin vahvuuksiin ja ydintoimintaan keskittymisen myös muutosten keskellä.

Tuomi Logistiikka ulkokuva.

Henkilökuljetusten järjestelmäkehityksen nokka kohti hyvinvointialuetta

Sote-uudistus ja hyvinvointialue oli pitkään jotain vääjäämättä lähestyvää, mutta hähmäistä. Kuin ameba, johon oli vaikeaa tarttua, kun konkreettista tietoa ei ollut saatavilla. Moni asia muuttuu, mutta miten minä tai tiimimme voimme lähteä asiaa edistämään henkilökuljetusten näkökulmasta?

Meillä Tuomessa hihat käärittiin napakasti ylös loppuvuonna 2021. Lähdimme selvittämään, mitä kuljetuspalveluiden siirtyminen hyvinvointialueelle käytännössä tarkoittaa, millaisia muutoksia se tuo toimintaamme ja miten voimme parhaalla mahdollisella tavalla valmistautua tulevaan.

Suuret muutokset vaativat myös suuria panostuksia käytettäviin järjestelmäkokonaisuuksiin. Järjestelmät ovat nykyisin erottamaton osa kaikkea: kun ne toimivat, emme niitä juurikaan huomaa, mutta heti kun jossain tökkii, huomaamme sen varmasti. Uudet järjestelmäkokonaisuudet vaativat toimiakseen valtavasti työtä, joten emme jääneet odottelemaan.

Automatisointi sujuvoittaa ja suoraviivaistaa

Olemme Tuomella viime vuosien ajan kehittäneet toimintaamme ja saaneet järjestelmäpuolella monia prosessin osia automatisoitua: tilityksen ja laskutuksen suuri massa on automatisoitu, automaattinen autonvalinta edullisimman auton periaatteella on jo käytössä, ja autojen ajoneuvosovellukseen on tuotu tarvittavia ominaisuuksia kuljettajakirjautumisesta viestintäsovellukseen. Kolme vuotta sitten otimme käyttöön kilpailuttamamme alustaratkaisun, jonka avulla saamme matkat kohdistettua automaattisesti edullisimmille autoille. Kuljetuskaluston kilpailutusten yhteydessä olemme yhdessä järjestelmäkehittäjän kanssa onnistuneet rakentamaan juuri meidän tarpeisiimme räätälöityjä ratkaisuja. Autojoukko on laaja ja sen hallinnointi työtä, joka ilman toimivaa järjestelmää muuttuu mahdottomaksi.

Ryhmäkuljetuksissa samat matkat toistuvat usein kuukaudesta toiseen, mutta ennakoimattomat muutokset päivittäisellä tasolla ovat arkipäivää. Tilanteessa jossa palvelun perustukset ovat kiinteät, mutta päivittäinen tekeminen jatkuvaa muutoksenhallintaa, järjestelmältä vaaditaan paljon. Käytössämme onkin oma erillinen järjestelmä, joka tukee juuri tällaista suunnittelutyötä, poistaen suuren määrän manuaalista työtä myös tilitykseen ja laskutukseen liittyen.

Kiireettömien potilaskuljetuksien kohdalla suunnittelemme nykyisen järjestelmän yhdistämistä alustaratkaisuumme, jolloin osa autonvalintaan liittyvästä työstä saadaan automatisoitua.

Kehitystä käyttäjä(t) edellä

Yhteiskunnan tukemissa yksilökuljetuksissa (esim. VPL/SHL) työskentelemme tällä hetkellä uuden järjestelmän käyttöönottoa kohti. Järjestelmäprojekti on meille massiivinen hanke kaikkine määrittelyineen, neuvotteluineen ja testaamisineen. Tämä kehitystyö mahdollistaa sekä Tuomen että asiakkaiden arkea tukevia muutoksia. Esimerkkeinä puhelinnumeron tunnistamisen, jolloin matkaa tilaavan henkilön perustiedot saadaan jo valmiiksi auki työntekijämme näytölle, jolloin kuljetuksen tilaaminen sujuvoituu ja asiakkaan tietoturva vahvistuu. Otamme käyttöön myös matkustajasovelluksen, jolla matkustaja voi itse tilata matkansa puhelimeltaan tai tietokoneeltaan. Parantuvan raportoinnin kautta hyvinvointialueen päätöksenteko ja asioiden seuraaminen helpottuu.

Maailma ei ole valmis eikä ihan lähitulevaisuudessa valmiiksi tule. Tuomen henkilökuljetuspalveluissa teemme töitä hyvinvointialueen eteen joka ikinen päivä. Isojen muutosten kohdalla ajattelen, että ”tämäkin elefantti syödään pala kerrallaan”. Mikäli sinulla herää kysymyksiä yhteiskunnan tukemien henkilökuljetuksien järjestelmäkokonaisuudesta, olethan rohkeasti yhteydessä.