Hankinta-asiantuntija: kyseenalaista ja kokeile

Tuomen hankintapalvelut ovat viimeisen kahden vuoden aikana kasvaneet merkittävästi. Aloittaessani Tuomella, meitä hankinta-asiantuntijoita oli kaikkiaan viitisentoista. Nykyisellään hankintapalveluissa työskentelee viitisenkymmentä osaajaa, ja joukko kasvaa tasaisen vahvasti. Olen urallani uusien haasteiden edessä, mutta olen iloinen, että olen ehtinyt tutustua Tuomen tuoreimpiin tulokkaisiin. Heille – ja miksei muillekin – haluan nostaa omat kärkivinkkini julkisten hankintojen asiantuntijaksi kasvamisen polulla.

1. Kyseenalaista ja kokeile rohkeasti

Julkiset hankinnat kehittyy alana jatkuvasti. Se, miten aiemmin tehtiin, ei välttämättä ole se miten tänään kannattaa tehdä. Tuoreelle asiantuntijalle tämä on valtava etu, kun omat toimintatavat eivät ole ehtineet vielä urautua. Näin syntyy luonteva mahdollisuus kysyä, miksi toimitaan kuten toimitaan. Hyödynnä tätä! Kyseenalaista rohkeasti ja kehitä uusia, parempia tapoja tehdä. Hankintalaki asettaa reunaehdot, mutta niiden sisällä on liikkumavaraa, jonka mahdollisuudet avautuvat kokemuksen kertyessä. Jos jotain ei ole tehty aiemmin, näe tämä mahdollisuutena uhkan sijaan. Kun löydät hyviä käytäntöjä, jaa niitä avoimesti. On sekä hankintayksiköiden, tarjoajien kuin loppukäyttäjienkin etu, mitä fiksummin julkisia hankintoja tehdään.

Älä unohda kyseenalaistamista myöskään myöhemmin, kun kokemusta on jo karttunut. Omia ja organisaation toimintatapoja on tervettä tarkastella kriittisellä silmällä säännöllisesti. Näin olen toiminut myös matkallani Tuomessa; kun organisaatiokulttuuri on aidosti kehittämismyönteinen, luo se otollisen maaperän tuoda uusia ideoita esiin.

2. Ole armollinen itseäsi kohtaan

Onnittelut, olet valinnut ammatin, jossa et ole koskaan valmis, ja jossa sinun tulee hallita sekä laajoja kokonaisuuksia että lukuisia tärkeitä yksityiskohtia. Tämä on sekä rikkaus että riski. Rikkaus siinä mielessä, että opit jatkuvasti uutta ja pääset haastamaan itseäsi. Riski siinä mielessä, mikäli olet kovin vaativa itseäsi kohtaan. Täydellisyyden sijaan hankinta-asiantuntijalle tärkeämpää on kyky tunnistaa kriittiset pisteet, taito priorisoida ja sinnikkyys jatkaa eteenpäin virheistä tai haastavista tilanteista huolimatta.

Virheitä sattuu ja niistä oppii. Tämän lauseen lienee moni kuullut ja se on helppo allekirjoittaa – silloin kun se ei koske omia virheitä.Tuomella tekemistä ja kokeilemista tukemassa on vahva toimintakulttuuri, jonka turvin olen voinut etsiä uudenlaisia tulokulmia tekemiseeni. Toimiva ja turvallinen organisaatiokulttuuri ei kuitenkaan pelasta meitä sisäiseltä kriitikoltamme; kiinnitä siis huomiota siihen, onko sisäinen puheesi kannustavaa vai moittivaa. Ole kärsivällinen ja anna itsellesi aikaa oppia. Työura ei ole pikajuoksu vaan maraton.

3. Muista rentous ja yhdessä tekeminen

Vaikka hankinta-asiantuntijan työ on itsenäistä, sitä ei suinkaan tehdä yksin. Pääset tekemään yhteistyötä niin asiakkaiden, tarjoajien, kollegoiden kuin erilaisten erityisasiantuntijoidenkin kanssa. Hyödynnä heidän osaamistaan ja luo omalla toiminnallasi puitteet tulokselliselle mutta rennolle yhteistyölle. Hankinta voi olla aika heviä settiä ja prosessiin kuuluu luonnostaan välillä hyvinkin paineisia paikkoja, mutta se ei tarkoita, että työtä tulisi tehdä otsa kurtussa. Oma kokemukseni on, että hyvä ilmapiiri on yksi tärkein elementti innovaatioille ja onnistumisille.

Muista myös erilaiset verkostot, kuten esimerkiksi KEINO sekä Hankinta-Suomi. Mene rohkeasti näihin mukaan, mikäli se tuntuu omalta jutulta. Vaikuta ja innostu.

Edellä kuvatut asiat muotoutuvat ajan saatossa itsestäänselvyyksiksi. Välillä kaikista tärkeimmät asiat kuitenkin unohtuvat arjen oravanpyörässä – siksi kohdistankin vinkkini hankinta- tai sopimusteknisten yksityiskohtien sijaan hyvän hankinta-asiantuntijatyön peruselementteihin. Kaikesta muusta oppii käytännön tekemisen kautta, sekä koulutuksissa, (oman erityiskiitokseni haluan esittää Tuomen erinomaisille Ajankohtaista oikeuskäytäntöä -sparrailuhetkille!) ja mahtavien kollegoiden kanssa yhdessä sparraten. Näin on ainakin ollut omalla kohdallani.

Hyvinvointialueet hankintojen raskaaseen sarjaan

Eri puolilla Suomea valmistellaan parhaillaan sote-palveluita uuteen asentoon hyvinvointialueiden toiminnan käynnistämiseksi. Käynnissä on mittava ponnistus, jonka osana toteutetaan historiallisen suuria henkilöstö- ja omaisuusjärjestelyjä. Järjestelyn mittaluokka on merkittävä, sillä suomalainen kuntakenttä on hoitanut sote-palveluita useissa tapauksissa jo yli sadan vuoden ajan. On selvää, että tuona aikana päätöksiä ja erilaisia sopimuksia on syntynyt mittava määrä: ovathan sote-tehtävät kunnissa laajuudeltaan kirkkaasti suurin palvelujen kokonaisuus määrällisesti ja taloudelliselta arvoltaan.

Sopimuskokonaisuus on merkittävä

Pirkanmaan hyvinvointialueelle on arvioitu siirtyvän kunnilta ja sairaanhoitopiiriltä noin 8 000 sopimusta, joiden avulla varmistetaan hyvinvointialueen vastuulla olevien sote-palvelujen riittävä ja laadukas tarjonta oman palvelutuotannon lisäksi.

Merkittävä osa siirtyvistä sopimuksista liittyy sote-palveluiden tuotantoon, joista on sovittu yksityisten yritysten kanssa. Pirkanmaalla näitä palveluita tuotetaan jokaisessa kunnassa ja järjestämisvastuussa on toiminut yhteensä 14 organisaatiota. On luonnollista, että myös palvelujen tarjontamarkkinat ovat osin muodostuneet alueellisiksi, onhan sote-palveluille leimallista paikallisuus.

Palveluiden järjestämisessä kukin on harkinnut vastuulleen kuuluvien palveluiden osalta sopivan työnjaon oman ja ulkoisen palvelutuotannon suhteen. Jokaisen nykyisen palveluiden järjestäjän sopimuskanta muodostuu lukuisista yksittäisistä sopimuksista, jotka vaihtelevat sisällöltään, laajuudeltaan ja kestoltaan.

Koska ostopalvelut ovat olleet merkittävä osa sote-palveluiden palveluiden tuotantoa nykyisten järjestäjien toimintamallissa, muodostuu siirtyvien sopimusten myötä ennätyksellinen palveluhankintojen kokonaisuus: varovaisen arvion mukaan siirtyvien ostopalvelusopimusten arvo vuositasolla on useita satoja miljoonia euroja. Lisäksi hyvinvointialue tarvitsee toiminnassaan ison joukon erilaisia laitteita ja tarvikkeita, joka nostaa hankintojen kokonaismäärän jopa miljardiluokkaan. Tässä valmistelutyössä tehdään siten myös taloushistoriaa, koska sama malli toteutuu kaikkialla Suomessa. Jokainen hyvinvointialue nousee osaltaan sote-hankintojen raskaaseen sarjaan.

Hankinnoissa tarvitaan strategista johtamista

Siirtyvän sopimuskannan kokoamiseen ja siten hankintojen kokonaiskuvan muodostamiseen sisältyy paljon kovaa työtä. Sopimuslistan kokoamisesta vastaavat kunnat, sairaanhoitopiiri ja tuleva hyvinvointialue. Tämän listan perusteella on mahdollista toteuttaa strategista suunnittelua siitä, mitkä ovat kaikista merkittävimpiä hankintoja laajuudeltaan ja millainen on markkinatilanne tarjonnan osalta. Aivan samalla tavalla voidaan tunnistaa rutiinihankintakohteet, joiden toteuttaminen ei vaadi samanlaista prioriteettia. Uskon vahvasti, että tämä työ kannattaa, sillä se on perusta hankintojen potentiaalin saamiseksi hyvinvointialueen käyttöön. Tämä taustatyö mahdollistaa hankintojen strategisen johtamisen noston aivan uudelle tasolle.

Hankintataidoilla onnistuneita hankintoja

Hankintojen toteuttamisessa on oleellista tunnistaa oman lähtötilanteen ja tarjontamarkkinoiden tilanne. Vaikka hankinnoissa volyymi on usein merkittävä tekijä hyviin tuloksiin pääsemisessä, ei suuri laajuus automaattisesti johda parhaaseen lopputulokseen. Oleellisempaa on hankintojen toteuttaminen sopivan kokoisina suhteessa tarjontamarkkinaan, erityisesti palveluissa. Hyvän tasapainon löytämiseksi tällaisessa organisoitumisen murrosvaiheessa on tärkeää, että markkinatoimijoiden kanssa käydään riittävästi vuoropuhelua. Myös hankkijoiden viestintä tulevasta on tärkeässä roolissa.

Tuomi Logistiikka toteuttaa jo nyt laajasti omistajiensa toimeksiannosta erilaisia sote-hankintoja. Vaikka omaammekin vahvan historian sote-hankintojen parissa, tarjoaa tuleva hyvinvointialue myös meille ammatillisesti kiehtovia haasteita. Otamme ne ennakkoluulottomasti vastaan.

Vesa Haapamäki, toimitusjohtaja
Tuomi Logistiikka Oy

Kymmenien tuhansien eurojen potentiaaliset kustannussäästöt Hämeenkyrön kunnan työterveyspalveluhankinnassa

Työterveyspalvelut ovat useimmiten palvelu, joka halutaan säilyttää lähipalveluna. Paikkakunnilla, joissa työterveyspalveluiden tarjoajilla ei välttämättä ole valmiina toimipisteitä, voi haasteeksi nousta riittävän monen laadukkaan ja kustannustehokkaan tarjouksen saaminen. Tämä asetelma tunnistettiin Hämeenkyrön kunnan työterveyspalveluiden kilpailutuksen suunnittelussa ja tilanteeseen lähdettiin etsimään ratkaisuja.

Kilpailun edistämiseksi ja markkinatuntemuksensa päivittämiseksi hankintayksikkö järjesti heti alkuun markkinavuoropuhelun. Kutsu julkaistiin HILMA:ssa ja vuoropuheluihin tavoitettiin neljä toimijaa. Lyhyissä kahdenkeskisissä vuoropuheluissa käytiin läpi tilaajan tarvetta sekä palveluntuottajien valikoimaa. Myöhemmin vuoropuhelussa mukana olleet saivat mahdollisuuden kommentoida hankinta-asiakirjoja kirjallisesti.

”Vuoropuhelu vahvisti mielikuvaamme siitä, että työterveyspalveluiden laatu on vahvaa ja valikoimaa erilaisiin etä- ja digipalveluihin liittyen kehitetään aktiivisesti. Vuoropuhelu auttoi viilaamaan kilpailutusasiakirjoja entistä tarkoituksenmukaisemmiksi” kertoo henkilöstöpäällikkö Mira Hirvonen-Ylinen Hämeenkyrön kunnasta.

Sijaintivaatimus ja riittävä aika uuden toimipisteen pystyttämiseen

Yhtenä keskeisenä tavoitteena oli järjestää kilpailutus siten, että mahdollisimman monella soveltuvalla palveluntuottajalla olisi mahdollisuus tarjota. Näin saataisiin luotua aitoa kilpailua ja sen kautta hallittua kustannusten nousuun liittyvää riskiä. Vuoropuhelussa saadun palautteen perusteella yksi olennainen tekijä, joka vaikutti tarjoamishalukkuuteen, oli toimipisteen sijaintiin liittyvä vaatimus. Kuinka lähellä lähitoimipisteen tulisi sijaita, kuinka hyvin tarjoajalla olisi aikaa pystyttää uusi toimipiste, löytyisikö kunnalta tähän tarkoitukseen valmiita tiloja tai olisiko niitä muutoin kuinka hyvin tarjolla. Kunnalla itsellään ei valitettavasti ollut tarjota tiloja, jolloin entistä olennaisemmaksi nousi varmistaa, että tarjoajalla olisi riittävästi aikaa järjestää uuden toimipisteen pystytys.

Hankintayksikkö päätti loiventaa alkuperäistä toimipisteen sijaintiin liittyvää vaatimusta. Sopimuskauden ensimmäisen kevään aikana riittäisi, että lähitoimipiste olisi vähintään 30 kilometrin etäisyydellä, ja vasta 1.4.2022 alkaen toimipisteen tulisi olla korkeintaan kuuden kilometrin etäisyydellä. Näin moni potentiaalisista tarjoajista pystyisi hyödyntämään alkuun jo olemassa olevia toimitilojaan, ja ehtisi rauhassa toteuttaa uuden toimitilan perustamisen. Sopimuskauden on tarkoitus alkaa vuoden 2022 alusta ja hankintapäätös ennakoitiin tehtäväksi kesäkuussa 2021.

On hyvä huomata, ettei sijaintivaatimusta voida käyttää kaikissa hankinnoissa. Vaatimusten tulee liittyä hankinnan kohteeseen ja olla syrjimättömiä. Tässä hankinnassa sijaintivaatimuksen käyttäminen oli perusteltua.

Sijaintivaatimuksen määrittely nousi keskeiseen asemaan. Lopulta onnistuimme muotoilemaan vaatimuksen siten, että se vastasi edelleen tilaajan tarpeeseen, mutta mahdollisti samalla kilpailun syntymistä”, kommentoi hankinta-asiantuntijamme Carita Isomäki.

Kokonaiskustannusajattelu ja tavoitehintamallin soveltaminen

Hankintayksikkö päätti lisäksi kokeilla hankinnassa tavoitehintamallia. Tarjousten vertailussa huomioitiin siis yksikköhintojen lisäksi tarjoajien antama sitova palvelun kokonaiskustannusten tavoitehinta toiselle sopimusvuodelle. Vertailtava tavoitehinta ajoitettiin toiseen sopimusvuoteen siksi, että palveluntuottajan mahdollisesti vaihtuessa olisi ensimmäinen vuosi toimintaa pystyttäessä todennäköisesti kustannuksiltaan erilainen kuin ns. rutiinivuosi. Ratkaisulla pyrittiin tavoitehintojen vertailukelpoisuuteen ja tarjoajien syrjimättömyyteen.

Muina kuin toisena sopimusvuotena tavoitehinta määräytyy tilaajan ja palveluntuottajan neuvottelun tuloksena. Tavoitehinta pohjautuu kuitenkin aina tarjouksessa annettuihin yksikköhintoihin, eli toisin sanoen laskutus on yksikköhintaperusteista, mutta kokonaiskustannukset pyritään pitämään tavoitehinnassa. Mikäli tavoitehinta alittuu, saa palveluntuottaja palkkion, ja mikäli tavoitehinta ylittyy, maksaa palveluntuottaja sanktiota. Tavoitehinta ei voi ylittyä yli kymmentä prosenttia. Tavoitehinnassa pysyminen on sekä tilaajan että palveluntuottajan etu ja kokonaiskustannusten kehittymistä seurataan aktiivisesti yhdessä.

Tavoitehintamalli on Hämeenkyrön kunnassa ensimmäistä kertaa kokeilussa tämän tyyppisessä hankinnassa. Siksi sopimukseen kirjattiin, että mallista voidaan toisen sopimuskauden päätyttyä tarvittaessa luopua. Mikäli tavoitehintamallista luovutaan, toteutetaan laskutus yksikköhintapohjaisesti ilman kokonaiskustannuksiin sidottua palkkiota tai sanktiota. Joka tapauksessa kokeilusta saadaan arvokasta tietoa tämän tyyppisen hinnoittelun soveltuvuudesta työterveyspalveluihin.

Potentiaaliset kymmenien tuhansien eurojen säästöt

Kilpailutukseen saatiin kaksi laadukasta tarjousta, toinen nykyiseltä palveluntuottajalta ja toinen potentiaaliselta uudelta palveluntuottajalta.                         

Olimme erittäin tyytyväisiä saatuihin tarjouksiin, sillä molemmat tarjoajista olisivat olleet erinomaisia sopimuskumppaneita, Hirvonen-Ylinen kertoo.

Kilpailutuksen voitti Pihlajalinna Lääkärikeskukset Oy. Vaikka palveluntuottajana jatkaa nykyinen sopimuskumppani, saatiin kilpailutuksella aikaan potentiaalisesti merkittävät kustannussäästöt; tarjottua tavoitehintaa hankinnan ennakoituun arvoon peilaten, on vuosittaisten säästöjen potentiaali jopa kymmeniä tuhansia euroja. Samalla palvelun sisältö vastaa aiempaa sopimusta, ja siten palvelun laadun ja laajuuden odotetaan säilyvän nykyisellä tasolla.       

     

’’Pääsimme lopputulokseen, joka ylitti odotukset.’’

Hämeenkyrön kunnan talous- ja hallintojohtaja Tiina Paloranta.

Ajatuksia? Kysymyksiä? Asiantuntijamme vastaa mielellään.

Kymmenien tuhansien eurojen potentiaaliset kustannussäästöt Hämeenkyrön kunnan työterveyspalveluhankinnassa