Hyvinvointialueet UKK

Käyttöoikeuspyynnöt uusille käyttäjille lähetetään esihenkilön toimesta 1.1.2023 alkaen osoitteeseen haha@pirha.fi. Lisääthän sähköpostiin nimen lisäksi käyttäjän roolin (tilaaja/hyväksyjä) sekä kustannuspaikan, jolle hän tilaa/hyväksyy. Muita tarvittavia tietoja ovat:

• uuden käyttäjän Windows-tunnus
• sähköpostiosoite
• työpuhelinnumero
• käyttöoikeuksien pyytäjän nimi
• käyttöoikeuksien pyytäjän sähköpostiosoite
• käyttöoikeuksien pyytäjän työpuhelinnumero

Jatkossa yksittäiset käyttöoikeuspyynnöt haetaan tunnushakemus-lomakkeella esihenkilön toimesta. Lomake löytyy Korin etusivulta.

Ei tarvitse. Pirha on hakenut vanhoille Kori-käyttäjille käyttöoikeudet. Kirjautuminen tapahtuu 1.1.2023 alkaen Pirha kirjautuminen -painikkeesta. Entisillä tunnuksilla luodut ostoskoripohjat sekä tilausten tilaushistoria eivät kuitenkaan siirry uusille Pirha-tunnuksille.

Koriin pääset esimerkiksi Tuomen verkkosivujen etusivulta, oikean yläkulman punaisesta KORI-painikkeesta. Linkki Koriin löytyy myös Pirhan intrasta.

Kun kirjaudut Pirhan verkossa Koriin, pääset suoraan järjestelmään klikkaamalla kirjautumissivun PIRHA kirjautuminen -painiketta. Erillisiä kirjautumistietoja ei tällöin tarvitse täyttää. Jätä siis käyttäjätunnus- ja salasana-kenttä tyhjäksi.

Kirjautuessasi Pirhan verkon ulkopuolelta Koriin, tulee PIRHA kirjautuminen -painiketta klikattuaan täyttää vielä oma Pirha-sähköpostiosoite sekä Pirhan windows-salasana (salasana jolla kirjaudut työkoneellesi) näytölle ponnahtavaan erilliseen kirjautumisikkunaan.

Kirjautuminen onnistuu, mikäli sinut on Pirhan toimesta ilmoitettu Korin tilaajaksi/hyväksyjäksi. Korin käyttäjä- ja kustannuspaikkatiedot on kerätty Pirhan talous- ja hankintayksikön avulla ja pohjana on käytetty luovutettavien organisaatioiden aiempia Kori-käyttäjälistauksia. Tietojen kerääminen ja yhdistely on ollut mittava urakka ja tiedoissa saattaa olla puutoksia. Mikäli havaitset tiedoissasi virheitä tai et pääse kirjautumaan Koriin lainkaan (Luethan ensin edellisen kohdan Miten pääsen Koriin?), esihenkilön tulisi ilmoittaa niistä Tuomen asiakaspalveluun asiakaspalvelu@tuomilogistiikka.fi tai hakea tunnuksia Korista löytyvällä käyttäjätunnuslomakkeella. Korjaamme ja täydennämme tietoja aktiivisesti.

Pirhan tilauksesta maksuun -prosessin myötä tilaukset hyväksytään Korissa kustannuspaikan hyväksyjän toimesta ja tilaus siirtyy Tuomen käsiteltäväksi vasta, kun hyväksyntä on Korissa tehty. Tilaukset tulee myös jatkossa vastaanottaa Korissa tarvikkeiden saavuttua yksikköön. Vastaanoton voi tehdä kuka tahansa kyseiselle kustannuspaikalle Korissa määritelty tilaaja/hyväksyjä. Näin Pirhan ostolaskujen käsittelyprosessia saadaan automatisoitua, kun tarvikelaskut kohdistuvat hyväksyttyyn tilaukseen ja vastaanottoon Monetran P2P-laskujenkäsittelyjärjestelmässä.

Kori-linkki ja materiaalit löytyvät Tuomen verkkosivujen etusivun lisäksi myös Pirhan intrasta kohdasta ”Tarvikkeet ja hankinnat”.

Pirhan Tilauksesta maksuun -prosessin ja Korin koulutuksia on pidetty niin joulu- kuin tammikuussa. Koulutukset ovat sisällöltään samanlaisia. Seuraava Teams-koulutus järjestetään ti 10.1.2023 klo 13-14.30 (Liity kokoukseen tästä linkistä)

Koulutuksen löydät HowSpacesta ja linkin koulutukseen saat myös esihenkilöltäsi. Koulutuslinkin löydät myös Korin etusivun Ajankohtaista-osiosta. Joulukuussa pidetty koulutus on tallennettu ja koulutustallenne löytyy täältä. Korin käytöstä on tehty myös lyhyitä opastusvideoita sekä kirjallisia täsmäohjeita Korin käyttöön – niin videot kuin kirjallisen ohjeet löydät Korin etusivun Ohjeet-osiosta.

Kyllä, Korista on tilattavissa myös toimistotarvikkeita.

Kori asettaa automaattisesti tilaukselle toimituspäivän, joka on varastotuotteilla noin kahden arkipäivän kuluttua tilauksesta. Mikäli haluat valita toisen toimituspäivän tai yksiköllenne on sovittu tietty kiinteä toimituspäivä, on se mahdollista valita Korissa tilausta tehdessä.

Kyllä. Korista lähtee automaattinen sähköpostiviesti hyväksyjälle heti, kun tilaus on lähetetty hyväksyttäväksi.

Ei voi, tilauksen tekijän ja hyväksyjän tulee olla eri henkilöt.

Kätsy-tilauksia ei tarvitse vastaanottaa erikseen.

Ei voi, se kirjataan automaattisesti päivälle, jona tilaus on ilmoitettu vastaanotetuksi.

Kuka tahansa jolla on Korissa tilaajan tai hyväksyjän rooli kyseisellä kustannuspaikalla, voi kuitata tilauksen vastaanotetuksi.

Pirhan talousprosessin ja hankintavaltuutusten näkökulmasta jokainen tilaus pitää pystyä todentamaan tilausoikeudelliseen henkilöön. Myöskään tietoturvasyistä yhteiskäyttötunnuksia ei nykyään käytetä.

Mikäli kustannuspaikan vetovalikosta ei löydy tarvittavaa toimitusosoitetta, olkaa yhteydessä Tuomen asiakaspalveluun sähköpostilla asiakaspalvelu@tuomilogistiikka.fi. Huom: asian sujuvoittamiseksi viestissä tulee ilmoittaa yksikön nimi, kustannuspaikkanumero sekä osoitetiedot mahdollisimman tarkasti.

Jos tuotetta ei löydy Korista, sille saattaa silti löytyä vastaava toimintoon sopiva sopimustuote. Valikoiman ulkopuolisten tuotteiden hankkimiseksi Pirha on linjannut käytettäväksi hankintaesitysmenettelyä. Hankintaesityslomakkeet (erilliset hoitotarvikkeille ja yleistarvikkeille sekä laitteille ja kalusteille) löytyvät Pirhan intran lomakerekisteristä. Lomakkeet palautetaan täytettynä ja hankintaoikeuden omaavan allekirjoituksella varustettuna sähköpostitse osoitteeseen asiakaspalvelu@tuomilogistiikka.fi. Asiakaspalvelumme auttaa mielellään valikoimaa koskevissa kysymyksissä.

Valikoimassa olevilla tuotteilla voi olla eri toimitusaikoja. Tilaus jakautuu eri toimituksiin tuotteiden varastotilanteen mukaan. Varastotuotteet pyritään toimittamaan seuraavana arkipäivänä (katso alta tarkemmat tiedot), tilaus- ja sopimustuotteiden kohdalla toimitusaika on pidempi. Varastotuotteet tunnistaa siitä, että niiden toimitusajaksi on merkattu Korissa Toimituspäivä-kohdassa 1. Kaikki tätä pidemmällä toimitusajalla olevat tuotteet ovat tilaustuotteita.

Huom! Mikäli organisaationne on erikseen sopinut tietyistä toimituspäivistä tai käytätte kuljetuksissa ulkopuolista toimijaa, tarkistathan organisaatiostanne sovitun toimituspäivän ja otat sen huomioon tilausta tehdessäsi.

Alla tietoa tuotteiden yleisistä toimitusajoista.

Varastotuotteet ( = 1 toimituspäivän tuotteet)

• tilauksen hyväksyntä ennen klo 9: toimitus seuraavana päivänä
• tilauksen hyväksyntä klo 9 jälkeen: toimitus 2 arkipäivän kuluttua

Tilaustuotteet ( = pidemmän toimitusajan tuotteet, esim. 6 tai 8 päivää)

• toimitetaan niille määritetyn toimitusajan mukaisesti

Huomioithan tilausta tehdessäsi tuotteiden toimitusaikojen vaikutuksen tilauksen toimittamiseen: mikäli haluat kaikki tilaamasi tuotteet kerralla, asetathan toimituspäivän ostoskorissa olevista tuotteista pisimmän toimitusajan mukaan. Muussa tapauksessa tilauksen tuotteet toimitetaan kunkin tuotteen nopeimman mahdollisen toimitusajan mukaisesti – tällöin tilaus saapuu monessa erässä.

Mikäli toimituksessa ilmenee huomautettavaa, ota viipymättä yhteyttä Tuomen asiakaspalveluun palautelomakkeen kautta (upotettu suora linkki lomakkeeseen). Tilausnumero/lähetyslistan tositenumero nopeuttaa asian käsittelyä merkittävästi. Tuotteillamme on 14 vrk:n reklamaatioaika, joka määräytyy lähetteellä olevan toimituspäivän mukaan.

Hyvityksen ehtona on, että mahdollisesta tuotepalautuksesta sovitaan Tuomen kanssa 14 päivän sisällä lähetteellä olevan toimituspäivän mukaan. Palautus voidaan hyvittää, mikäli tuotteet ovat virheettömiä ja niiden pakkaukset ovat ehjiä ja siistejä. Keräilyvirheen sattuessa väärät tuotteet noudetaan ja vaihdetaan oikeisiin tuotteisiin Tuomen toimesta. Jos palautuksen aiheuttanut virhe (muu kuin keräilyvirhe) johtuu Tuomen toiminnasta, hyvitetään tuotteen arvo kokonaisuudessaan. Mikäli virhe on asiakkaan toiminnasta johtuva, varastotuotteet hyvitetään 80 % alkuperäisestä hinnasta. Alle 50 euron hyvityslaskuja ei tehdä.

Huomioithan erityisesti, onko palautettava tuote tilaustuote vai varastotuote. Tilaustuotteet tilataan toimittajalta erikseen jokaista tilausta varten, eikä niitä varastoida. Tästä syystä tilaajan virheestä johtuvia tilaustuotteiden palautuksia ei voida hyvittää, ellei tuotteille ole tiedossa menekkiä jollain toisella tilauksella, tai niitä ei voida palauttaa tavarantoimittajalle. Jokainen palautus ja mahdollinen hyvitys käsitellään tapauskohtaisesti.

Muutostöistä johtuen BOS-tilausjärjestelmässä on kaikkia käyttäjiä koskeva käyttökatko 27.12.2022-1.1.2023. Käyttökatkon aikana ei voi tehdä uusia tilauksia. Varastoltamme toimitetaan kuitenkin avoimena olevia tilauksia arkipäivisin, myös katkon aikana.

Kaikille Oma Hämeen hyvinvointialueelle siirtyville henkilöille luodaan uudet käyttäjätunnukset (etunimi.sukunimi@omahame.fi), joilla kirjaudutaan BOS-tilausjärjestelmään 2.1.2023 alkaen. Kirjautuminen toimii alkuvaiheessa siten, että järjestelmään pitää kirjautua joka käyttökerralla käyttäen käyttäjätunnusta: sähköpostiosoite + salasana. Ensimmäisellä kerralla salasanan saa käyttämällä ”Unohditko salasanasi”-linkkiä.

BOSiin pääset täältä.

Hämeenlinnan kaupungin työntekijöiksi jääville vuodenvaihteen muutoksen ei pitäisi näkyä mitenkään, lukuun ottamatta tilausjärjestelmän käyttökatkoa.

Muutostöistä johtuen saattaa toimitusajoissa olla hetkellisesti pientä viivettä vuoden alussa. Toivomme normaalia tasaista tilausvirtaa kaikilta tilaajiltamme. Hamstraaminen etukäteen tai tilauspiikin muodostaminen vuoden alkuun eivät ole suositeltavia vaihtoehtoja.

Hyvinvointialueelle siirtyviä sote-yksiköitä koskevat avoimet tilaukset perutaan, mutta Hämeenlinnan kaupungille jääville kustannuspaikoille tilatut tuotteet pysyvät voimassa. Perutut tilaukset tehdään järjestelmään uusille Oma Hämeen kustannuspaikoille automaattisesti Tuomi Logistiikan toimesta.

Vuoden 2022 puolella toimitettavat tuotteet laskutetaan tilauksen tehneiltä kustannuspaikoilta.
Kaikki vuoden 2023 puolella Oma Hämeen kustannuspaikoille toimitettavat tarvikkeet laskutetaan hyvinvointialueelta.