Innovatiivista ja tulosperäistä hankintaa edistämässä

Close-up of young doctors analyzing brain MRI

Jatkuva kehittyminen, oman työn haastaminen ja uusien toimintamallien innovoiminen on osa jokapäiväistä työtämme Tuomi Logistiikassa. Tämän pohjalta syntyi myös ajatus toimenpideradiologian tarvikkeiston innovatiivisesta hankinnasta. Tavoitteenamme oli saada vaikuttavuutta hankintaan tulosperusteisten näkökulmien kautta ja uusia innovaatioita hyödyntäen. Näiden suuntaviivojen viitoittamana järjestimme Tampereella 30.-31.1. Innovatiivisten hankintojen työpajan.

Yhtenä Tuomi Logistiikan tavoitteena on rakentaa ja kehittää omistajiensa Tampereen kaupungin ja Pirkanmaan sairaanhoitopiirin hankintaa ja logistiikkaa mahdollistaen helpomman ja sujuvamman arjen. Innovatiivisten hankintojen työpajan toteutusta lähdimme suunnittelemaan yhteistyössä Tekes:in ja Innokonseptit Oy:n kanssa. Jo alusta asti oli selvää, että työpajaan kutsutuista erityisasiantuntijoista kliininen osaaminen rakentui Tays:n toimenpideradiologian asiantuntijoiden apulaisylilääkäri Niko Sillanpään, angion-tiimivastaava Anne Peltovirran sekä vastaava osastonhoitaja Riitta Oksasen varaan. Tuomi Logistiikasta ja muista ERVA-alueen sairaanhoitopiireistä paikalla oli kattava kokoonpano hankinnan, logistiikan ja hankintajuridiikan ammattilaisia.

Päivä käynnistettiin nykyisen toiminnan haasteiden tunnistamisella, joita löytyikin melko paljon. Suurin haaste on, että toiminnan kohteena on aina yksilöllinen ihminen, eikä potilaita voi standardoida mm. vaihtelevien tilanteiden ja erilaisten anatomioiden vuoksi. Toiminnan haastavuudesta johtuen henkilöstön osaamisen ylläpitäminen ja välineistön kehittyminen ovat avainasemassa.

Haasteiden tunnistamisen jälkeen analysoitiin, mitä onnistunut hankinta toimenpideradiologian tarvikkeistossa tarkoittaa. Tärkeimpinä esille nousivat:

  • Asiakaslähtöisyys: tukosten poiston nopeus, ei komplikaatioita, tarvikkeiston soveltuvuus ja käytettävyys eri operaatioihin.
  • Riittävän hyvä tarvikkeisto ja oikean välineen valinta
  • Henkilöstön tietoisuus, miten tarvikkeita käytetään
  • Toimiva tavaralogistiikka ja selkeät roolijaot

Kokonaisuutena työpaja oli tehokas kaksipäiväinen tapahtuma, jossa hankinnan suunnittelussa edettiin aina alkuvaiheen merkittävyyden arvioinnista toteutusmuotojen, kelpoisuusehtojen ja menettelyvalintojen kautta vertailuperusteisiin asti. Jatkotyöstöä kaivataan vielä kesken jääneisiin sopimuskannusteisiin sekä niiden suhteisiin ja painoarvoihin. Kaiken kaikkiaan toimenpideradiologian tarvikkeiston innovatiivinen hankintaprosessi oli vaativa ja kokonaisuuteen oli haasteellista löytää täysin uusia toimintamalleja. Tuoteryhmän sisältä löydettiin kuitenkin erilaisia hankintakokonaisuuksia, joiden sopimuskaudella tulee jatkossa olla lisää joustavuutta esim. uusien tuotteiden testikäytön osalta.

Innovatiivisten hankintojen työpaja oli hyvässä hengessä toteutettu positiivinen kokonaisuus, jossa saimme edistettyä ja jalostettua tavoitteitamme eteenpäin. Mielestäni on ensiarvoisen tärkeää, merkittävyyden arviointivaiheen lisäksi, paneutua syvällisesti markkinoiden dynamiikkaan ja hankintayksikön neuvotteluvaltaan mietittäessä innovatiivisia tai tulosperusteisia hankintoja. Tämä myös vinkkinä muille vastaavanlaisten tavoitteiden parissa työskenteleville hankinta-asiantuntijoille – ja yksiköille.

Mikä on analogia hankintojen johtamisen ja neuvotteluvallan välillä? Torkki ja Miettinen esittävät kirjassaan Neuvotteluvalta (Torkki & Miettinen 2006) neljä hyvän neuvottelijan perusominaisuutta. Nämä ovat: valta, analyyttisyys, sosiaalisuus ja periaatteellisuus. Vaikka Tuomi Logistiikan mittakaavassa toimenpideradiologian kokonaisuus on miljoonahankinta, on markkinoiden haastaminen vaikeaa. Toimikentän yritykset ovat pääosin globaaleja miljardiyrityksiä, jotka toimivat omilla toimintamalleillaan mm. tuotekehityksen ja palvelumallien suhteen.

Tilaajien ja palveluntuottajien mittakaavaerot sekä selkeä hankittava kokonaisuus ei ehkä ole optimaalisin kohde täysin uusien toimintamallien muotoutumiselle. Jälkikäteen arvioituna pilottikokonaisuudeksi olisi voinut valikoitua jokin muu.

Lopuksi haluan kiittää lämpimästi kaikkia tilaisuuteen osallistuneita asiantuntijoita sekä heidän avointa ja analyyttista otetta asioiden työstämiseen. Erityiskiitokset myös Tekes:ille sekä Innokonseptien Jukka Ylihervalle ja Ilpo Virtaselle arvokkaasta sparrauksesta.

Antti Sinervo, hankintapäällikkö

Tuomi Logistiikka Oy